GLN MOBILITY DATA PROTECTION & PRIVACY POLICY / POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET RGPD

PART I: ENGLISH VERSION (EN)

1. GDPR CANDIDATE INFORMATION NOTICE

(Data Protection Notice pursuant to Article 13 of Regulation (EU) 2016/679 – GDPR)

1.1. Data Controller

The controller of your personal data is:

GLN Mobility Guy Berenger Guehelaa Patcheupa, registered office: ul. Nowy Świat 33, lok. 13, 00-029 Warsaw, Poland, Tax Identification Number (NIP): PL1133208208, REGON: 545335715, e-mail: contact@glnmobility.com (hereinafter referred to as the "Controller").

1.2. Purposes and Legal Bases for Data Processing

Your personal data (including identification details, contact details, curriculum vitae, education, professional experience, series, number, and digital copies of your passport) are processed for:

• Candidate Assessment, Profile Optimization, and Onboarding Services: reviewing your qualifications, adapting and standardizing your application documents to Polish and European standards, and providing pre-departure adaptation support – based on Article 6(1)(b) of the GDPR (performance of a contract or taking steps at your request prior to entering into an agreement).

• Candidate Sourcing and Recommendation to Polish Partners: presenting your profile and qualification portfolio to vetted Polish employers and licensed employment agencies (registered in the Polish national KRAZ register) for recruitment and work permit (Type A) procedures – based on your explicit, voluntary consent (Article 6(1)(a) of the GDPR).

• Visa and Mandatory Travel Insurance Assistance: verifying documentation readiness for consular visa appointments and assisting with mandatory travel medical insurance coverage – based on your explicit consent (Article 6(1)(a) of the GDPR).

• Complimentary Nature of Educational Digital Materials: all digital guides, e-books, and language flashcards provided within our support packages represent complimentary didactic bonus materials (free educational aids) integrated into the primary training and onboarding service; they do not constitute a standalone commercial product or separate retail sale.

• Statutory Accounting and Tax Compliance: issuing payment receipts, invoices, and maintaining fiscal documentation – based on Article 6(1)(c) of the GDPR (compliance with legal obligations under Polish tax and accounting law).

1.3. Data Recipients

Your personal data are treated with strict confidentiality. They may only be shared with trusted third parties strictly involved in your employment and relocation process:

• Prospective employers in Poland and licensed partner recruitment agencies holding valid KRAZ certification.

• Sworn/certified translators (when certified translations of diplomas or certificates are required).

• Licensed insurance providers authorized to issue consular medical travel policies.

• Qualified IT, cloud, and hosting service providers operating under GDPR-compliant Data Processing Agreements (DPAs).

1.4. Retention Period – Strict 30-Day Data Deletion Guarantee

The Controller applies a strict data minimization and storage limitation policy:

• Recruitment files, CVs, and passport scans: are stored exclusively for the duration of the operational evaluation and submission process. Within a maximum period of 30 days (1 month) following the conclusion, cancellation, or rejection of your recruitment procedure, all passport copies, identity documents, and personal records are permanently and irreversibly erased from our operational servers and inboxes.

• Accounting records (invoices): retained for the statutory period of 5 years from the end of the calendar year, in accordance with mandatory Polish tax regulations.

1.5. Your Rights Under the GDPR

You have the right to:

• Access your personal data and request a copy of the information held about you.

• Request the rectification of incorrect, inaccurate, or outdated data.

• Request the complete erasure of your data ("right to be forgotten").

• Request the restriction of processing or object to data processing.

• Withdraw your consent at any time (without affecting the lawfulness of processing carried out prior to withdrawal).

• Lodge a formal complaint with the supervisory authority in Poland: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warsaw, Poland.

To exercise any of your rights, please submit your request to: contact@glnmobility.com.

1.6. Voluntary Provision of Data

Providing your personal data and identity documents is completely voluntary. However, it is strictly necessary to assess your profile, format your CV, and present your application to Polish employers and authorized recruitment bodies.

2. WEBSITE PRIVACY & COOKIES POLICY

(For publication on www.glnmobility.com)

2.1. General Overview

This Privacy and Cookies Policy sets out the principles governing the collection, processing, and protection of personal data belonging to visitors and clients of www.glnmobility.com.

The Data Controller is GLN Mobility Guy Berenger Guehelaa Patcheupa, ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Warsaw, Poland, NIP: PL1133208208, REGON: 545335715, e-mail: contact@glnmobility.com.

2.2. Categories of Data Processed on the Website

• Contact & Registration Forms: full name, e-mail address, telephone/WhatsApp number, message content, and uploaded resume/CV. Processing is based on legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR – direct communication) or pre-contractual steps (Article 6(1)(b) GDPR).

• Onboarding & Training Packages: identification data, residential address, billing details. Processing is based on contract performance (Article 6(1)(b) GDPR) and fiscal compliance (Article 6(1)(c) GDPR). Note: The website does not engage in the separate retail sale of electronic goods or e-books; any digital materials provided are complimentary educational bonuses included within the comprehensive onboarding service.

• Website Analytics: anonymous IP addresses, browser parameters, and visit metrics – processed based on legitimate interest (Article 6(1)(f) GDPR – platform maintenance and technical security).

2.3. International Data Transfer

In connection with candidate sourcing between Poland and international markets (including our African partner operations), cross-border transfers outside the European Economic Area (EEA) comply with Chapter V of the GDPR (utilizing standard contractual clauses or explicit consent pursuant to Article 49(1)(a) of the GDPR).

2.4. Cookies Policy

• The website uses strictly necessary technical cookies (required for core site functionality) and optional analytical cookies.

• Users have the right to modify, refuse, or remove cookies at any time via their web browser settings.

PARTIE II: VERSION FRANÇAISE (FR)

1. NOTICE D'INFORMATION SUR LA PROTECTION DES DONNÉES PERSONNELLES (RGPD)

(Notice d'information relative aux données personnelles – Article 13 du Règlement (UE) 2016/679 – RGPD)

1.1. Responsable du Traitement

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

GLN Mobility Guy Berenger Guehelaa Patcheupa, domicilié au : ul. Nowy Świat 33, lok. 13, 00-029 Varsovie, Pologne, Numéro d'identification fiscale (NIP) : PL1133208208, REGON : 545335715, adresse e-mail : contact@glnmobility.com (ci-après dénommé le « Responsable du Traitement »).

1.2. Finalités et Bases Légales du Traitement

Vos données personnelles (état civil, coordonnées, parcours professionnel, CV, diplômes, certificats de travail, séries, numéros et reproductions numérisées de votre passeport) sont traitées pour :

• L'évaluation des compétences, la préparation du profil et l'accompagnement préparatoire : analyse des qualifications, mise en forme des dossiers de candidature selon les standards du marché polonais et européen, fourniture de supports préparatoires – sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD (exécution de mesures précontractuelles ou contractuelles prises à votre demande).

• Le sourcing et la recommandation professionnelle auprès des partenaires en Pologne : mise en relation de votre dossier vérifié avec des employeurs polonais fiables et des agences d'emploi partenaires agréées (inscrites au registre officiel KRAZ) en vue de votre recrutement et de la demande d'autorisation de travail (Type A) – sur la base de votre consentement explicite (art. 6, par. 1, point a du RGPD).

• L'accompagnement consulaire et la souscription d'assurance voyage : contrôle formel de conformité pour le dépôt de la demande de visa et intermédiation pour la police d'assurance médicale obligatoire – sur la base de votre consentement explicite (art. 6, par. 1, point a du RGPD).

• Caractère accessoire et gratuit des supports pédagogiques : l'ensemble des guides numériques, e-books et fiches de langue mis à votre disposition dans le cadre de nos formules d'accompagnement constituent des bonus pédagogiques et didactiques offerts à titre gratuit, intégrés indissociablement à la prestation globale de formation et d'orientation ; ils ne constituent en aucun cas une vente marchande séparée d'articles numériques.

• Le respect des obligations comptables et fiscales : émission des factures/reçus et tenue de la comptabilité – sur la base de l'article 6, paragraphe 1, point c) du RGPD (conformité avec la législation fiscale polonaise).

1.3. Destinataires des Données

Vos données sont traitées en toute confidentialité. Elles ne sont cédées ni vendues à des tiers. Elles peuvent être communiquées uniquement aux entités indispensables à la réussite de votre projet :

• Employeurs polonais vérifiés et agences d'emploi partenaires enregistrées au registre national KRAZ.

• Traducteurs assermentés (si une traduction officielle de vos diplômes est requise).

• Compagnies d'assurance agréées habilitées à émettre des attestations conformes pour le visa.

• Sous-traitants techniques assurant l'hébergement web et de messagerie sécurisée, liés par des contrats de traitement conformes au RGPD.

1.4. Durée de Conservation – Règle Stricte de Suppression sous 30 Jours

Le Responsable du Traitement met en œuvre un principe rigoureux de minimisation des données :

• Dossiers de candidature, CV et copies de passeports : sont traités exclusivement pour la durée opérationnelle de l'évaluation et de la soumission de votre dossier. Dans un délai strict de 30 jours (1 mois) suivant la conclusion, l'abandon ou la clôture de la procédure, l'ensemble des copies de passeports, pièces d'identité et documents de candidature est définitivement et irréversiblement effacé de nos serveurs et messageries.

• Documents comptables (factures) : conservés pendant la durée légale de 5 ans à compter de la fin de l'année civile, conformément au droit fiscal polonais.

1.5. Vos Droits au Titre du RGPD

Vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès à vos données et d'obtention d'une copie.

• Droit de rectification des informations inexactes ou incomplètes.

• Droit à l'effacement définitif de vos données personnelles (« droit à l'oubli »).

• Droit à la limitation du traitement et droit d'opposition.

• Droit de retirer votre consentement à tout moment (sans porter atteinte à la licéité du traitement fondé sur le consentement effectué avant ce retrait).

• Droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité de protection des données compétente en Pologne : Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Varsovie, Pologne.

Pour faire valoir vos droits, adressez votre demande à : contact@glnmobility.com.

1.6. Caractère Volontaire de la Communication des Données

La communication de vos données personnelles est libre et volontaire. Elle demeure néanmoins indispensable pour nous permettre d'examiner votre profil, de formater votre CV et de présenter votre candidature aux opportunités professionnelles en Pologne.

2. POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ ET DE GESTION DES COOKIES

(Pour affichage sur www.glnmobility.com)

2.1. Dispositions Générales

La présente Politique de Confidentialité définit les règles de collecte, d'utilisation et de protection des données personnelles des utilisateurs et candidats consultant le site www.glnmobility.com.

Le Responsable du Traitement est GLN Mobility Guy Berenger Guehelaa Patcheupa, ul. Nowy Świat 33/13, 00-029 Varsovie, Pologne, NIP : PL1133208208, REGON : 545335715, courriel : contact@glnmobility.com.

2.2. Données Collectées par le Biais du Site

• Formulaires de Contact et Candidatures en Ligne : nom, prénom, e-mail, numéro WhatsApp, message, fichier CV. Traitement fondé sur l'intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f du RGPD – gestion des demandes) ou des mesures précontractuelles (art. 6, par. 1, point b du RGPD).

• Souscription aux Forfaits de Formation : identité, adresse, éléments de facturation. Traitement fondé sur l'exécution contractuelle (art. 6, par. 1, point b du RGPD) et les obligations fiscales (art. 6, par. 1, point c du RGPD). Précision : Le site n'exerce aucune activité de vente commerciale isolée d'e-books ; tout support numérique fourni constitue un bonus éducatif gratuit inclus dans le forfait d'intégration.

• Mesures Statistiques : adresses IP anonymisées, identifiants techniques – traités sur la base de l'intérêt légitime (art. 6, par. 1, point f du RGPD – sécurité et optimisation du service en ligne).

2.3. Transferts Internationaux de Données

Dans le cadre de nos activités de sourcing entre l'Europe et nos représentations en Afrique, tout transfert vers des pays tiers s'effectue dans le respect du Chapitre V du RGPD (sur la base de clauses contractuelles types de la Commission européenne ou du consentement formel au titre de l'art. 49, par. 1, point a du RGPD).

2.4. Politique Relative aux Cookies

• Le site utilise des traceurs techniques indispensables à son affichage ainsi que des cookies de mesure d'audience anonyme.

• L'utilisateur peut à tout moment modifier ses choix ou désactiver les cookies directement depuis les paramètres de son navigateur web.